Préparer les remplacements d’été pour mieux servir les bénéficiaires

Chaque année, l’organisation de l’été représente un grand challenge pour les 72 coordinateurs répartis dans tout le département. L’été dernier, nous avons suivi Esther Lebrun, sur le secteur de Nantes-Nord, qui accompagne 150 bénéficiaires avec 18 intervenants de terrain.

« Dans le secteur de l’aide à domicile, l’été est le moment le plus délicat à gérer, on s’y prépare dès le début d’année ». Voilà comment Esther introduit le sujet quand on l’interroge sur l’organisation du service en juillet-août. « Nous avons 3 paramètres à mettre en musique : les congés obligatoires des aides à domicile qui ont besoin de souffler, les calendriers des bénéficiaires qui partent (ou non) en vacances et les disponibilités et qualifications des remplaçants en CDD ».

 

Janvier – Participer aux forums emplois

Dès le mois de janvier,, et jusqu’en mai,  le service recrutement se met en branle pour recruter des remplaçants en « jobs d’été ». Rencontres étudiantes, job dating, forums de l’emploi… les 3 chargées de recrutement ne ménagent pas leurs efforts pour faire connaître l’ADAR44 auprès des jeunes désireux de s’investir dans l’aide à la personne. En moyenne, 120 personnes en CDD sont nécessaires pour les remplacements d’été.

Février – Recevoir les demandes de congés

La convention collective qui s’applique aux associations comme l’ADAR44 impose aux salariés 15 jours de congés entre mai et octobre et les demandes doivent être impérativement déposées avant fin février. Chacun.e fait donc sa demande en fonction de ses souhaits, en lien avec ses contraintes familiales et personnelles.

Mars – Arbitrer sur les plannings des vacances

Après le recueil, Esther peut alors analyser les demandes et prévoit d’ores et déjà les astreintes des week-ends et des jours fériés. Puis elle accorde les congés à chacun.e des aides à domicile, en bonne entente dans l’équipe, mais jamais plus de 6 à la fois (soit un tiers de l’effectif). « De prime abord, cela peut paraitre étonnant que les congés des intervenants ne soient pas corrélés aux absences des bénéficiaires mais le calendrier ne le permet pas. Et, pour ma part, j’estime essentiel que les membres de mon équipe puissent partir aux dates prévues avec leurs familles. Car un salarié satisfait est un salarié plus motivé et impliqué ! », explique Esther.

Avril – Fixer les besoins de remplacement

Les 70 coordinateurs transmettent ensuite leurs besoins en remplaçants.  « C’est mon 3^ème été à l’ADAR44, je commence à bien appréhender les besoins des usagers de mon secteur sur cette période », précise Esther. « J’ai donc demandé 2 personnes en renfort en juillet et 2 en août. Les remplaçants n’ont pas toujours les mêmes aptitudes mais avec un peu de flexibilité de la part de chacun, je sais que nous pouvons fournir un service de qualité ». Et Esther sait qu’elle pourra mutualiser les ressources avec ses collègues des secteurs voisins, comme le reste de l’année en cas de tension.

Mai – Prendre contact avec les remplaçants

Quand c’est possible, Esther prend contact dès le mois de mai avec les remplaçants qui viendront épauler son équipe. Après le rendez-vous d’accueil, ceux-ci auront droit à 4h de tutorat puis ‘’sauteront dans le grand bain’’. « Evidemment, on ne leur confie que les situations les plus simples et ce que leur niveau de qualification et d’expérience leur permet de faire.

Ce sera également le moment du recueil des congés des usagers et de leur souhait de remplacement. « Dans la plupart des cas, les bénéficiaires sont très compréhensifs et aimables avec nos nouvelles recrues. J’ai même certaines étudiantes qui sont réclamées d’une année sur l’autre ».

Juin – Etablir les plannings d’intervention

Début juin, Esther se lance dans les plannings. « Cette année, les congés se répartissent plutôt bien et j’ai du renfort. Je prévois le calendrier de juillet jour par jour, en évitant au maximum le roulement des intervenants et en priorisant les besoins. Les usagers chez qui nous intervenons pour de l’aide humaine (lever, coucher, toilette, repas, change) sont évidemment prioritaires, puis viennent ceux qu’on accompagne pour les courses et enfin, ceux chez qui nous faisons de l’entretien. »

Juillet-Août – Une flexibilité indispensable

En théorie, tout est calé…  Mais comme le reste de l’année, les plannings peuvent encore évoluer à chaque instant : arrêt maladie d’une auxiliaire de vie, sortie d’hôpital d’un bénéficiaire avec augmentation de la prise en charge, etc. La flexibilité est constante pour maintenir un service de qualité. « D’autant que nous devons toujours mener à bien nos missions de base : évaluations annuelles des situations, suivi des bénéficiaires et des réclamations, liens avec les partenaires eux aussi en mode dégradé… », ajoute Esther avant de conclure avec un sourire « J’aurai bien mérité mes vacances aussi ! »